DS-7002-Vorbereitungsplan: So bestehen Sie die Prüfung beim ersten Versuch

Jedes J-1-Visum für Praktikanten oder Auszubildende beginnt mit dem Formular DS-7002. Das US-Außenministerium nutzt dieses Formular, um zu bestätigen, dass es sich bei dem Praktikum um eine strukturierte Lernerfahrung handelt: festgelegte Ausbildungsphasen, ein namentlich benannter Betreuer, ein klarer Bewertungsrahmen und ein bestätigter Einsatzort. Ohne ein genehmigtes DS-7002 kann der Sponsor das DS-2019 nicht ausstellen, und ohne das DS-2019 findet kein Visuminterview statt. Ein Plan, der in irgendeinem Abschnitt nicht konkret genug ist, wird zur Überarbeitung zurückgeschickt, was das Visuminterview Ihres Teilnehmers um Wochen verzögern kann.

Dieser Leitfaden richtet sich in erster Linie an Personalverantwortliche oder einstellende Führungskräfte, die das Formular DS-7002 ausfüllen. Praktikanten, die kurz davor stehen, ein solches Formular zu unterzeichnen, Praktikumskoordinatoren, die sich mit dem Formular vertraut machen, sowie alle, die zum ersten Mal damit in Berührung kommen, werden feststellen, dass die nachstehenden Erläuterungen und Beispiele auch für sie gelten.

Intrax seit 2003 vom US-Außenministerium als Träger für J-1-Visa anerkannt. Über unsere Global Internships haben wir seit 2010 mehr als 50.000 J-1-Teilnehmer bei US-Gastunternehmen vermittelt und prüfen jährlich Tausende von DS-7002-Formularen. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was das Formular erfordert, welche Unterlagen zurückgeschickt werden und wie Sie einen Plan erstellen, der die Prüfung beim ersten Mal besteht.

Kurzer Leitfaden für Einsteiger:

• DS-7002: Dieses Formular, der Ausbildungsplan
• DS-2019: Bescheinigung über die Teilnahmeberechtigung, die der Sponsor ausstellt, damit der Teilnehmer ein J-1-Visum beantragen kann
• SEVIS I-901: Bundesgebühr für Austauschbesucher, die vor dem Termin in der Botschaft online zu entrichten ist
• DS-160: Online-Visumantragsformular, das der Teilnehmer für das US-Konsulat ausfüllt 

Was der DS-7002 eigentlich ist

Das DS-7002 ist ein vom US-Außenministerium vorgeschriebener Ausbildungsplan, der vorliegen muss, bevor ein J-1-Visum für Praktikanten oder Auszubildende ausgestellt werden kann. Ohne dieses Dokument gibt es kein DS-2019-Formular, und ohne das DS-2019-Formular gibt es kein Visum.

Dieses Dokument wird von drei Parteien gemeinsam verfasst: dem Gastunternehmen, dem Sponsor (Intrax) und dem Teilnehmer. Jeder unterzeichnet es und übernimmt damit rechtliche Verpflichtungen. Das Außenministerium nutzt es, um zu überprüfen, ob es sich bei dem Aufenthalt um eine echte Lernerfahrung handelt, die den Bestimmungen von22 CFR § 62.22 des „ “ unterliegt, der Bundesverordnung, die Austauschprogramme für Besucher regelt.

Eine Klarstellung, bevor Sie fortfahren: Das Formular DS-7002 ist AUSSCHLIESSLICH für die Kategorien „Praktikanten“ und „Auszubildende“ im Rahmen des J-1-Programms erforderlich. Forschungsstipendiaten, Professoren, Lehrer, Au-pairs und Betreuer in Ferienlagern unterliegen anderen Programmstrukturen und müssen dieses Formular nicht einreichen.

Hinweis für die Teilnehmer: Ihre Unterschrift ist rechtsverbindlich. Sie bestätigt, dass Sie den Plan gelesen haben und die Rolle, den Lohn, den genannten Vorgesetzten, den Zeitplan und die Dauer wie angegeben akzeptieren. Wesentliche Unstimmigkeiten, die Sie nicht im Vorfeld ansprechen, werden beim Interview in der Botschaft zutage treten, und deren Behebung dann Tage oder Wochen statt eines Telefonats in Anspruch nimmt. Wenn Ihnen irgendetwas falsch erscheint (insbesondere der Lohn, der Name des Vorgesetzten, das Start- und Enddatum oder der Einsatzort), sprechen Sie dies vor der Unterzeichnung mit Ihrem Sponsor an.

Wenn Sie per E-Mail ein DS-7002-Formular zur Unterschrift erhalten haben, springen Sie bitte zum Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ weiter unten. Der Rest dieser Anleitung richtet sich an das Gastunternehmen, das das Formular ausfüllt.

DS-7002 vs. DS-2019: Der 60-Sekunden-Vergleich

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der J-1-Sponsorenschaft haben, werden diese beiden Formulare oft verwechselt. Hier ist die Kurzfassung.

DS-7002 (Plan für die Vermittlung von Ausbildungs- und Praktikumsplätzen)

• Wer füllt das Formular aus: Das aufnehmende Unternehmen erstellt den Entwurf; der Sponsor prüft ihn
• Erforderlich für: ausschließlich die Kategorien „J-1-Praktikanten“ und „J-1-Auszubildende“
• Wann: Bevor das DS-2019-Formular ausgestellt werden kann
• Verwendungszweck: Programmdatei des Sponsors
• Unterzeichnet von: Sponsor + Betreuer des Gastgebers + Teilnehmer

DS-2019 (Bescheinigung über die Berechtigung zum Status als Austauschbesucher)

• Wer füllt das Formular aus: Fragen zum Sponsor
• Erforderlich für: Alle J-1-Kategorien
• Wann: Nach der Genehmigung des DS-7002 (falls zutreffend)
• Weiteres Vorgehen: Vorstellungsgespräch in der Botschaft + Einreiseort in den USA
• Unterzeichnet von: Sponsor , J-1-Teilnehmer und Konsularbeamter 

Der DS-7002 ermöglicht den DS-2019, und der DS-2019 ermöglicht das Visum. Beheben Sie ein Problem im Ausbildungsplan jetzt, noch bevor alle drei Unterschriften vorliegen, und Sie sparen Tage oder Wochen Zeit.

Die drei Parteien, die das DS-7002 unterzeichnen

Jedes DS-7002-Dokument erfordert drei Unterschriften, und jede Partei hat im Rahmen dieser Unterschrift bestimmte Verpflichtungen.

1. Der Sponsor (Intrax) prüft das Praktikum auf Übereinstimmung mit den Bundesvorschriften, unterzeichnet das Formular und stellt nach der Genehmigung das DS-2019-Formular aus.
2. Der aufnehmende Betrieb (Sie) erstellt den Ausbildungsplan, benennt den betrieblichen Ausbilder, bestätigt die Vergütung und die Arbeitszeiten und unterzeichnet das Dokument.
3. Der Teilnehmer sieht sich den Plan an, nach dem er sich in den nächsten Monaten richten wird, und unterschreibt ihn.

Alle drei Unterschriften müssen vorliegen, bevor das DS-2019-Formular ausgestellt wird. 

Was das Außenministerium beim DS 7002 tatsächlich prüft

Die Prüfer haken nicht einfach ein Kästchen an. Sie fragen sich vielmehr, ob dieser Einsatz die beruflichen Fähigkeiten des Teilnehmers in einem strukturierten, betreuten Umfeld tatsächlich fördert. Ein Plan, der sich wie eine Stellenanzeige liest, scheitert sofort an dieser Hürde.

Hier sind die konkreten Anforderungen, anhand derer entschieden wird, ob ein DS-7002 die Prüfung besteht:

• Phasen von jeweils höchstens 4 Monaten (gemäß den Intrax für Praktikumsprogramme)
• Vollständiger Name des Vorgesetzten (der vollständige Name ist erforderlich; eine bloße Anrede reicht nicht aus; der Vorgesetzte muss ein derzeitiger Mitarbeiter mit einschlägiger Fachkompetenz sein; Auftragnehmer und Kollegen kommen nicht in Frage)
• Bei bezahlten Praktika muss das Entgelt mindestens dem bundesweiten Mindestlohn sowie etwaigen geltenden Mindestlöhnen auf Landes- oder kommunaler Ebene entsprechen (siehe die Mindestlohnrichtlinien des Arbeitsministeriums)
• In den einzelnen Phasen muss beschrieben werden, was die Teilnehmer über die von ihnen auszuführenden Aufgaben hinaus lernen werden (der Plan sollte eher als Lernplan denn als Stellenbeschreibung zu verstehen sein)
• Die Arbeitszeit muss einer Vollzeitstelle entsprechen
• Die kulturelle Komponente muss substanziell sein („Praktikanten können an freiwilligen Veranstaltungen teilnehmen“ reicht nicht aus)
• Verbotene Tätigkeiten für Praktikanten: ungelernte oder Gelegenheitsarbeit, Kinderbetreuung, Altenpflege, medizinische Patientenversorgung oder -kontakt sowie mehr als 20 % administrative oder Büroarbeiten (siehe j1visa.state.gov/programs/intern)

So strukturieren Sie Phasen, die die Überprüfung bestehen

Es ist die Konkretheit, die den Unterschied zwischen einem genehmigten Plan und einem zurückgesandten Plan ausmacht. Unklare Phasenbeschreibungen sind einer der häufigsten Gründe, warum ein DS-7002 zur Überarbeitung an den Antragsteller zurückgeschickt wird.

So sieht der Unterschied in der Praxis aus.

Unklar (wird möglicherweise zurückgeschickt):

Phase 1 (Monate 1–3): Der Praktikant unterstützt das Marketingteam bei verschiedenen Kampagnen und eignet sich Kenntnisse im Bereich digitales Marketing an.

Konkret (höhere Wahrscheinlichkeit, die Prüfung zu bestehen):

Phase 1 (Monate 1–3): Der Praktikant beobachtet zwei vollständige Kampagnenzyklen, begleitet den SEO-Leiter bei drei Kampagnenbesprechungen, absolviert die HubSpot-Zertifizierung des Unternehmens und erstellt bis zur 12. Woche einen Bericht zur Wettbewerbslandschaft. Bewertung: Eine Rubrik mit vier Kriterien – Genauigkeit, Tiefe der Analyse, Kommunikation und Projektmanagement –, die vom Betreuer auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet wird.

In der zweiten Fassung werden die Methoden (Beobachtung, Hospitation, Abschluss einer Zertifizierung), die zu erbringenden Leistungen (Bericht zur Wettbewerbslandschaft) sowie der Bewertungsrahmen genannt. Die Gutachter müssen einen strukturierten Lernprozess erkennen können, und diese Struktur muss auf der Seite sichtbar sein.

Die Phasen sollten zudem aufeinander aufbauen. Phase 1 umfasst in der Regel die Einarbeitung und Beobachtung. In Phase 2 wird die Arbeit unter Anleitung eingeführt. Phase 3 führt hin zur selbstständigen Arbeit mit regelmäßigen Überprüfungen durch den Mentor. Ein 12-Monats-Plan, in dem alle drei Phasen identisch aussehen, wirkt wie kopiert und eingefügt, und das fällt den Prüfern auf.

8 Gründe, warum DS-7002-Anträge zurückgeschickt werden

Ein zurückgesandter Antrag kostet Ihren Praktikanten Zeit im Visumverfahren. Dies sind die Probleme, die am häufigsten auftreten.

1. Die Phasenbeschreibungen sind zu vage. „Wird bei verschiedenen Aufgaben helfen“ klingt eher nach einer Stellenanzeige als nach einem Lernplan. Für jede Phase müssen konkrete Fähigkeiten, Methoden und Lernergebnisse genannt werden. Lösung: Formuliere jede Phase so um, dass drei konkrete Lernergebnisse sowie die Methoden genannt werden, mit denen du diese vermitteln wirst.
2. Der Vorgesetzte ist nur mit seiner Funktion angegeben. Der Name einer realen Person ist erforderlich. Die Angabe „Marketing Manager“ ohne Namen ist unvollständig. Lösung: Geben Sie den vollständigen Namen des Vorgesetzten ein und stellen Sie sicher, dass es sich um einen derzeitigen Mitarbeiter mit einschlägiger Fachkompetenz handelt.
3. Der Betreuer passt nicht zur Rolle. Wenn ein Grafikdesign-Praktikant von einem regionalen Vertriebsleiter betreut wird, stellt sich die Frage, ob die Lernziele tatsächlich erreicht werden können. Lösung: Weisen Sie einen Betreuer zu, dessen Rolle mit dem Ausbildungsbereich des Teilnehmers übereinstimmt, auch wenn dies bedeutet, dass der Praktikumsplatz in eine andere Abteilung verlegt werden muss.
4. Die Gehaltsangabe auf dem Formular DS-7002 stimmt nicht mit dem Angebotsschreiben überein. Selbst eine kleine Abweichung wird markiert und muss korrigiert werden, bevor das Formular weiterbearbeitet werden kann. Lösung: Öffnen Sie beide Dokumente nebeneinander und gleichen Sie alle Dollarbeträge ab, bevor Sie das Formular einreichen.
5. Die vorgesehenen Arbeitsstunden entsprechen nicht einer Vollzeitstelle. Teilzeitstellen fallen nicht unter die üblichen J-1-Regelungen für Praktikanten und Auszubildende. Lösung: Vergewissern Sie sich vor der Einreichung, dass sowohl im Angebotsschreiben als auch im Formular DS-7002 eine Vollzeitstelle pro Woche angegeben ist.
6. Der kulturelle Aspekt fehlt oder ist nur als Lückenfüller gedacht. Ein leerer Abschnitt oder allgemeine Formulierungen zu optionalen Veranstaltungen wirken so, als würde der Geist des kulturellen Austauschs nicht gewahrt. Lösung: Ersetzen Sie allgemeine Formulierungen durch zwei oder drei konkrete Beispiele, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind, wie zum Beispiel ein Mentorenprogramm, einen vierteljährlichen Betriebsausflug oder einen geplanten Besuch einer lokalen Sehenswürdigkeit.
7. Der Plan liest sich wie eine Stellenbeschreibung. Er listet eher Aufgaben für das Unternehmen auf als Lernziele für die Teilnehmer. Lösung: Formulieren Sie jede Phase so um, dass sie damit beginnt, was die Teilnehmer lernen werden, anstatt damit, was sie für Sie leisten sollen.
8. Der angegebene Einsatzort stimmt nicht mit dem tatsächlichen Einsatzort überein. Häufige Ursachen hierfür sind fehlende Außenstellen oder nicht dokumentierte Rotationen zwischen verschiedenen Standorten. Lösung: Führen Sie alle Standorte auf, an denen der Teilnehmer arbeiten wird, einschließlich Außenstellen, sowie etwaige Rotationspläne.

Wo das DS-7002 in Ihrem Einstellungsplan steht

Das DS-7002-Formular ist ein Dokument, das vor der Visumbeantragung ausgefüllt werden muss, und es steht am Anfang eines Verfahrens, das mehrere Wochen in Anspruch nimmt.

1. Das aufnehmende Unternehmen legt die Funktion, den Vorgesetzten und die Vergütung fest
2. Der Sponsor bestätigt, dass der Einsatz den Bestimmungen des J-1-Programms entspricht
3. Der Teilnehmer wird befragt und zugelassen
4. DS-7002, vom Gastgeber unter Mitwirkung des Sponsors entworfen
5. DS-7002, von allen drei Parteien unterzeichnet
6. Der Sponsor stellt das Formular DS-2019 aus
7. Intrax die SEVIS-I-901-Gebühr; der Teilnehmer füllt das Formular DS-160 aus und nimmt am Vorstellungsgespräch in der Botschaft teil 
8. Das Visum wurde genehmigt, der Teilnehmer kommt in den USA an.
9. Zwischenbericht an den Geldgeber übermittelt (für Programme mit einer Laufzeit von mehr als 6 Monaten)
10. Abschlussbewertung, die dem Auftraggeber vor Programmende vorgelegt wird
11. 30-tägige Nachfrist nach Ablauf des Programms
12. Die Teilnehmer müssen die USA innerhalb der 30-tägigen Nachfrist verlassen; sie dürfen weder arbeiten noch Programmaktivitäten fortsetzen oder nach ihrer Ausreise wieder einreisen

Das Verständnis für die Dauer dieses Verfahrens ist der Hauptgrund, warum Gastgeber den DS-7002-Antrag frühzeitig stellen sollten. Mit jedem Überarbeitungszyklus verlängert sich die Bearbeitungszeit um einige Tage. Detaillierte Angaben zum Zeitplan finden Sie in der vollständigen Beschreibung des J-1-Visumantragsverfahrens.

Hinweis für Teilnehmer: Der frühestmögliche Termin für Ihr Visum hängt davon ab, wann dieser gesamte Prozess abgeschlossen ist. Ein fehlerfreies DS-7002-Formular beim ersten Versuch kann Ihnen Wochen an Wartezeit ersparen.

Bewertungen: Was passiert nach Beginn des J-1-Programms?

Die Verpflichtungen im Rahmen des Programms enden nicht mit der Erteilung des J-1-Visums. In jeden J-1-Ausbildungs- oder Praktikumsplatz sind zwei Bewertungsphasen integriert.

• Bei Programmen mit einer Dauer von weniger als 6 Monaten: eine abschließende Bewertung, die sowohl vom Teilnehmer als auch vom Betreuer unterzeichnet ist
• Bei Programmen mit einer Dauer von mehr als 6 Monaten: Zwischenbewertung sowie Abschlussbewertung, beide unterzeichnet
• Alle Bewertungen werden vor Ablauf des Programms an den Sponsor übermittelt

Bei Intrax senden wir die Zwischen- und Abschlussbewertungen an den Veranstalter und die Teilnehmer. Das Format wird bereits von Intrax vorgegeben, doch der Veranstalter kann (und sollte) weitere Arten von Bewertungskriterien in den Schulungsplan aufnehmen. 

Wie Intrax Ihnen Intrax , die Prüfung beim ersten Anlauf zu bestehen

Intrax jedes DS-7002-Formular Intrax auf Übereinstimmung mit den Bundesvorschriften, bevor es an SEVIS übermittelt wird, um sicherzustellen, dass die Angaben korrekt und vollständig sind. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung als anerkannter J-1-Sponsor für Praktikanten und Auszubildende und über 50.000 vermittelten J-1-Teilnehmern bei Unternehmen wie Splunk, Lime, Robinhood, Superhuman und Equilar hat unser Team nahezu jedes Problem kennengelernt, das bei einem Ausbildungsplan auftreten kann. Wir wissen, was nötig ist, damit Ihr Plan genehmigt wird und Ihr Praktikant oder Auszubildender ins Flugzeug steigen kann!

Nehmen Sie mit Intrax einen J-1-Praktikanten oder -Auszubildenden auf

Ein gut strukturiertes DS-7002-Formular ist die Grundlage für eine vorschriftsmäßige J-1-Vermittlung, und wenn es bereits bei der ersten Einreichung korrekt ausgefüllt ist, sichern Sie Ihren Zeitplan und das Visum Ihres Praktikanten. Intrax die Bürgschaft, die behördliche Prüfung und die Ausstellung des DS-2019-Formulars. Sie stellen die Stelle, den Betreuer und den Ausbildungsplan bereit.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? Sprechen Sie noch heute mit dem Intrax noch heute bezüglich einer J-1-Förderung oder die Preise und Teilnahmebedingungen.

DS-7002 – Häufig gestellte Fragen

Was ist das Formular DS-7002?

Das DS-7002 ist ein vom US-Außenministerium vorgeschriebener Ausbildungs- und Praktikumsplan für die Visumkategorien J-1 für Praktikanten und Auszubildende. Darin sind die Lernziele des Teilnehmers, der Ablauf der einzelnen Phasen, der Betreuer, die Vergütung sowie die Bewertungskriterien festgelegt. Der Sponsor, das Gastunternehmen und der Teilnehmer müssen das Dokument unterzeichnen, bevor das DS-2019 ausgestellt werden kann.

Wo bekomme ich ein leeres DS-7002-Formular?

Sobald Ihr Praktikumsplatz feststeht, sendet Ihnen Ihr zuständiger J-1-Sponsor die Vorlage für das Formular DS-7002 zu. Das leere Formular ist auch auf der Website des US-Außenministeriums öffentlich zugänglich. Intrax die endgültige Fassung zur Unterzeichnung per DocuSign an alle Beteiligten.

Ist der DS-7002 dasselbe wie der DS-2019?

Nein. Das Formular DS-7002 ist der vom Gastunternehmen erstellte und vom Sponsor geprüfte Ausbildungsplan. Das Formular DS-2019 ist die vom Sponsor nach Genehmigung des DS-7002 ausgestellte Berechtigungsbescheinigung. Der Teilnehmer bringt das Formular DS-2019 zusammen mit einer Kopie seines DS-7002 zum Vorstellungsgespräch in der Botschaft mit. 

Wie lang dürfen die Phasen des DS-7002 sein?

Gemäß den Regeln Intrax darf jede Phase für Praktikanten höchstens vier Monate dauern. Ein zwölfmonatiges Programm umfasst in der Regel drei Phasen von jeweils bis zu vier Monaten.

Wie lange dürfen J-1-Praktikums- und Ausbildungsprogramme maximal dauern?

J-1-Praktikumsprogramme dauern maximal 12 Monate. J-1-Ausbildungsprogramme dauern maximal 18 Monate (mit Ausnahme von Programmen im Gastgewerbe, die eine maximale Dauer von 12 Monaten haben). Die spezifischen Anforderungen für Ausbildungsprogramme finden Sie unter j1visa.state.gov/programs/trainee.

Kann dasselbe DS-7002-Gerät für mehrere Teilnehmer wiederverwendet werden?

Nein. Jeder Teilnehmer benötigt ein eigenes DS-7002-Formular, das auf seine jeweilige Rolle, seinen Vorgesetzten, die einzelnen Phasen und die Vergütung zugeschnitten ist.

Woran erkenne ich, ob mein DS-7002 zur Einreichung bereit ist?

Prüfen Sie den Antrag anhand der oben genannten 8 Punkte. In jeder Phase sollten konkrete Arbeitsergebnisse sowie die Methoden genannt werden, mit denen Sie diese vermitteln wollen. Der Name des Betreuers sollte vollständig angegeben und der Rolle zugeordnet sein. Das Gehalt und die Arbeitszeiten sollten mit dem Angebotsschreiben übereinstimmen. Der Abschnitt zur Unternehmenskultur sollte mehr als nur Füllmaterial sein. Der Einsatzort sollte dem Ort entsprechen, an dem der Teilnehmer tatsächlich arbeiten wird. Im Zweifelsfall bitten Sie Ihren Sponsor um eine Überprüfung vor der Einreichung.

Was passiert, wenn wir beim Ausfüllen des Formulars DS-7002 einen Fehler machen?

Wenden Sie sich umgehend an Ihren Sponsor. Geringfügige Korrekturen können auf administrativem Wege vorgenommen werden. Wesentliche Änderungen hinsichtlich der Funktion, des Vorgesetzten oder der Programmstruktur erfordern in der Regel eine formelle Änderung. Der Versuch, mit falschen Angaben in den Unterlagen fortzufahren, birgt Compliance-Risiken.

Was ist, wenn sich die Rolle im Laufe des Programms erheblich ändert?

Eine formelle Änderung des DS-7002 muss über den Sponsor eingereicht werden. Änderungen hinsichtlich des Einsatzortes, des Betreuers oder der zentralen Ausbildungsziele können nicht informell vorgenommen werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an das Intrax .