Wie man ein florierendes Praktikumsprogramm startet: Eine schrittweise Anleitung

Wenn die Pandemie Sie dazu gebracht hat, Ihre Arbeitsplatzstruktur zu überdenken oder die Flexibilität und den digitalen Fingerabdruck Ihres Unternehmens in Frage zu stellen, dann sind Praktikanten vielleicht genau das Richtige für Sie. Mit ihrem Lerneifer und dem frischen Blick einer neuen Generation können Praktikanten einen Mehrwert für jedes Unternehmen darstellen. Die einzige Frage ist: Wissen Sie, wie Sie ein Praktikumsprogramm starten können?

Wenn nicht, können wir Ihnen einen Einblick geben. In diesem Beitrag gehen wir auf alle Einzelheiten ein, einschließlich:

• Kurzfristige und langfristige Vorteile von Praktikumsprogrammen 
• Anforderungen an Arbeitgeber, die Praktikanten aufnehmen 
• Methoden zur Rekrutierung internationaler Praktikanten
• Die Rolle der Sponsoren in einem Praktikantenprogramm
• Tipps für das Onboarding von Praktikanten
  

Aber zuerst: Warum ein Praktikumsprogramm?

Warum ein Praktikumsprogramm starten?

Die Einrichtung eines neuen Praktikums ist keine leichte Aufgabe. Das bedeutet, dass das "Warum" Ihres Unternehmens im Vordergrund des Gesprächs stehen muss, damit das gesamte Team an Bord ist und hart daran arbeitet, das Programm zu realisieren. 

Ihr "Warum" sollte unternehmensspezifische Vorteile beinhalten. Es gibt jedoch auch eine Reihe allgemeiner Vorteile, die alle Praktikumsprogramme bieten können. Wir werden sie im Folgenden erläutern.

Kurzfristige Vorteile eines Praktikantenprogramms 

Praktikumsprogramme bieten eine lange Liste von kurzfristigen Vorteilen. Dazu gehören:

1. Verbesserte Möglichkeiten zum Delegieren
2. Fähigkeit, als Mentor zu fungieren und zu unterrichten 
3. Frischer Blick auf Unternehmensabläufe und Prozesse

Wie man ein Praktikumsprogramm durchführt: Delegieren Sie

Praktikanten beginnen ihre Ausbildung mit dem Wunsch, zu lernen und neue Aufgaben zu übernehmen. Wenn es in Ihrer Abteilung einen Praktikanten gibt, gibt es also auch reichlich Gelegenheit, ihm einige Aufgaben zu übertragen.

Das könnte so aussehen, dass Sie einen Praktikanten beim Ausfüllen einer Datenbank oder bei einem Kaltakquisegespräch begleiten. Es könnte auch so aussehen, dass man einen ausgebildeten Praktikanten bittet, die Kommunikation in einer Abteilung zu übernehmen. 

Die Quintessenz ist, dass Praktikanten lernen wollen, indem sie etwas tun, anstatt sich zurückzulehnen und dem Team den ganzen Tag zuzusehen. Wenn Sie eine Aufgabe mit geringer Priorität zu erledigen haben, ist es gut möglich, dass ein Praktikant diese Aufgabe gerne übernehmen würde.

Wie man ein Praktikumsprogramm durchführt: Mentor

Neben der Erleichterung des Arbeitsalltags bieten Praktikumsprogramme auch die Möglichkeit, Mentoren zu finden. Mentoring ist zwar an sich schon lohnend, bietet den Mitarbeitern aber auch die Möglichkeit,:

• Ausübung und Verbesserung von Führungsqualitäten
• Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten
• Lernen durch Lehren
• ihr globales Netzwerk aufbauen
  

Wenn ein Teammitglied die Möglichkeit hat, diese Fähigkeiten im Rahmen eines Unternehmenspraktikums zu erweitern, profitiert das gesamte Unternehmen davon.

Wie man ein Praktikumsprogramm durchführt: Hören Sie

Während eines Praktikums werden Sie nicht nur lehren, sondern auch lernen.

Praktikanten der Generation Z sind mit dem Internet aufgewachsen, und ihre digitalen Kompetenzen sind im Laufe der Pandemie nur noch gewachsen. Selbst wenn Ihr Team besonders technikaffin ist, wird ein Praktikant wahrscheinlich feststellen, wo Prozesse beschleunigt, automatisiert oder anderweitig verbessert werden können.

Wenn Sie auf die Ratschläge Ihrer Praktikanten hören, können Sie deren Produktivität während ihrer Tätigkeit steigern. Und wenn Sie sich dafür entscheiden, ihre Ideen langfristig umzusetzen, werden ihre Erkenntnisse den Arbeitsablauf noch lange nach dem Programmende verbessern. 

Langfristige Vorteile eines Praktikantenprogramms 

Praktika bieten auch viele langfristige Vorteile, vor allem die Schaffung einer internationalen Rekrutierungspipeline, die Ihr Unternehmen auf Jahre hinaus mit globalen Talenten verbindet. Durch die Einstellung von Praktikanten kann Ihr Team sicherstellen, dass Sie neue Mitarbeiter an Bord holen, die in das bestehende Team passen.

Ein globaler Talentakquise-Trichter kann Ihrem Unternehmen auf Jahre hinaus zugute kommen. 

Die Einführung eines Praktikantenprogramms erfordert Arbeit, Risiko und Zukunftsorientierung, aber auch ein proaktives Vorgehen der Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern.

Allzu oft lassen Lücken zwischen Neueinstellungen die derzeitigen Teammitglieder in der Klemme sitzen. Das mag für ein paar Tage praktikabel sein, aber nicht langfristig. Wie kann Ihr Unternehmen also diese Beschäftigungslücken schließen?

Die Auswahl von Bewerbern aus einem bewährten Pool von Praktikanten ist eine gute Option und gängige Praxis. 

Die National Association of Colleges and Employers (NACE) berichtete, dass die Mehrheit der befragten Arbeitgeber in einer Umfrage aus dem Jahr 2015 angab, dass sie über ihre Praktikumsprogramme Einsteiger und Vollzeitbeschäftigte finden.

Der Prozess ist solide; nachdem Sie einen Praktikanten eingestellt und 6-12 Monate mit ihm gearbeitet haben, hat Ihr Team ein gutes Gefühl dafür, ob er in Ihre Unternehmensstruktur passt. Dies ist ein risikoarmer Prozess, denn:

• Praktikanten kosten weniger als Vollzeitbeschäftigte
• Praktikanten wissen, dass die Teilnahme an einem Programm keine Garantie für eine Vollzeitstelle ist.
• Praktikanten sind nicht dazu gedacht, Beschäftigungslücken zu schließen, und übernehmen keine anspruchsvollen Aufgaben; wenn sie nicht passen, muss Ihr Team nicht versuchen, ihre Arbeitslast zu übernehmen.
  

Bei der Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland ist es sogar noch vorteilhafter, ein Praktikum zu absolvieren, da die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland zusätzliche Formalitäten erfordert. 

Ein nebensächlicher, aber nicht weniger wichtiger Vorteil der Einstellung von Praktikanten ist schließlich die Verbesserung des Einstellungsverfahrens. 

Wenn Ihr Team lernt, wie man ein Praktikumsprogramm aufbaut, wird auch das Einstellungsverfahren sicher sein. Unabhängig davon, ob Sie planen, Vollzeitmitarbeiter aus Ihrem Pool früherer Praktikanten einzustellen oder nicht, wird die Perfektionierung Ihres Verfahrens zur Auswahl, zum Vorstellungsgespräch und zur Einstellung von Bewerbern Ihrem Unternehmen gute Dienste leisten, wenn das nächste Mal eine Stelle frei wird.

Voraussetzungen für die Durchführung eines internationalen Praktikantenprogramms

Jedes gute Praktikumsprogramm muss einige Kriterien erfüllen. Einer dieser Maßstäbe sind qualifizierte und zuverlässige Arbeitgeber. Deshalb verlangen wir bei Global Internships, dass unsere Gastunternehmen einige vernünftige Anforderungen erfüllen, bevor sie Praktikanten einstellen. 

Was ist ein J-1 Visa Sponsor?

Viele dieser Anforderungen an Unternehmen beziehen sich auf die Beziehung zwischen Sponsoren und Gastunternehmen. Sponsoren (wie wir) sind vom US-Außenministerium beauftragte Einrichtungen, die Personen unterstützen, die in den USA ein Visum beantragen. 

Die Sponsoren prüfen die Antragsteller, helfen ihnen bei der Vermittlung von Programmen, stellen während des gesamten Visumverfahrens wichtige Dokumente zur Verfügung und leisten während des Aufenthalts der Visuminhaber in den USA Unterstützung in Notfällen. 

Bei Intrax Global Internships haben wir uns auf die Arbeit mit Personen spezialisiert, die ein Exchange Visitor (J-1) Visum beantragen. J-1-Visa ermöglichen es ausländischen Staatsangehörigen, eine Vielzahl von Programmen in den USA zu absolvieren (einschließlich Praktika), und zwar für unterschiedliche Zeiträume, in der Regel jedoch nicht länger als 18 Monate. Das Visum ist kein Schritt im Einwanderungsprozess, sondern vielmehr eine Gelegenheit zum kulturellen Austausch und zur globalen beruflichen Entwicklung.

Kommunikation mit J-1-Visumsponsoren

Als angehendes Gastunternehmen werden die Sponsoren für Sie eine unschätzbare Ressource sein:

• Sicherstellung der Rechtmäßigkeit Ihres Programms
• Überprüfung, ob die von Ihnen eingestellten Praktikanten über angemessene Erfahrung und Sprachkenntnisse verfügen und auf das Programm vorbereitet sind
• Unterstützung Ihrer Praktikanten, wenn während ihres Aufenthalts in den USA Visumsprobleme auftreten.
  

Während eines Praktikumsprogramms ist die Beziehung zwischen Sponsoren und aufnehmenden Organisationen für beide Seiten von Vorteil. Die Sponsoren kümmern sich um die rechtlichen Aspekte. Die aufnehmenden Unternehmen sorgen für ein qualitativ hochwertiges Praktikum. Damit alles reibungslos abläuft, setzen wir voraus, dass die Gastunternehmen mit denen wir zusammenarbeiten:

• Informieren Sie uns über alle Änderungen, die Sie am genehmigten Praktikumsplan vornehmen
• Kontaktieren Sie uns sofort, wenn ein Notfall eintritt, an dem ein Praktikant beteiligt ist
• Befolgen Sie die Regeln und Vorschriften unseres Gastunternehmens (siehe unten)
  

Bereitstellung eines hochwertigen Praktikumsprogramms

Wir von Global Internship sind bestrebt, unsere zukünftigen Visumsinhaber mit erstklassigen Erfahrungen zu verbinden. Deshalb bitten wir - neben der regelmäßigen Kommunikation mit den Visumsponsoren - die Gastunternehmen:

• Praktikanten betreuen 
• Mentor-Praktikanten
• Bereitstellung von geschultem Personal, Ausrüstung und relevanten Ressourcen für Praktikanten
• Befolgung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften

Praktika sind Arbeitsplätze, aber sie sind auch Lernerfahrungen. Deshalb erwarten wir von den Gastunternehmen, dass sie strukturierte Aktivitäten anbieten, um die Erfahrung zu bereichern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Ihr Unternehmen könnte die Praktikanten durch mehrere Abteilungen rotieren lassen, damit sie die Möglichkeit haben, eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen kennenzulernen. Sie könnten auch Schulungen im Klassenzimmer oder am Arbeitsplatz anbieten. Schließlich könnten Sie Praktikanten einladen, gemeinsam mit Kollegen an einschlägigen Konferenzen teilzunehmen.

Einschränkungen für das Praktikumsprogramm

Wir wissen, dass Praktikanten an einer großen Vielfalt von Programmen teilnehmen können. Sie können für ein Unternehmen des Gastgewerbes oder ein Startup-Unternehmen tätig sein. Auch wenn wir je nach Bereich eine gewisse Flexibilität bei den Praktikumsaufgaben zulassen, gibt es doch einige staatliche Einschränkungen, die wir hier vorstellen.

Erstens dürfen Praktikanten mit J-1-Visum nicht in der Luftfahrt arbeiten, Gelegenheitsarbeiten verrichten oder Positionen besetzen, die ein negatives Licht auf das Außenministerium werfen könnten. 

Sie dürfen auch keine Kinder-, Alten- oder Krankenpflege leisten. Das bedeutet, dass die Arbeit in Kindertagesstätten, Pflegeheimen oder Krankenhäusern in der Regel nicht in Frage kommt. 

Da sich Praktika auf die berufliche Entwicklung und das Karrierewachstum konzentrieren, dürfen Praktika nicht mehr als 20 % Büroarbeit beinhalten. Im Wesentlichen können Praktikanten nicht als Verwaltungsassistenten fungieren. 

Und schließlich müssen Sie, wenn Sie ein Praktikum im Bereich Gastgewerbe und Tourismus durchführen, mindestens drei Praktika in das Programm einbauen. Es gibt keine vorgeschriebene Art und Weise, dies zu tun, so dass Sie die Praktika nach Ihren Bedürfnissen gestalten können. 

So können die Praktikanten beispielsweise im Laufe des Programms drei verschiedene Abteilungen durchlaufen. Alternativ könnte das Praktikum auch drei verschiedene funktionale Phasen innerhalb einer einzigen Abteilung umfassen.

Wie man ein Praktikumsprogramm startet:

Sind Sie bereit, ein Praktikumsprogramm zu starten? Sie fragen sich, wie Sie anfangen sollen? Wir führen Sie durch die einzelnen Schritte und erklären Ihnen, wie wir Sie als Sponsor für ein J-1-Visum unterstützen können.

Der grundlegende Zeitplan lautet wie folgt:

1. Partnerschaft mit einem Sponsor
2. Globale Rekrutierung
3. Praktikanten an Bord

1: Partnerschaft mit einem Sponsor

Wie oben erläutert, sind Sponsoren ein notwendiger Bestandteil jedes J-1-Visumantrags. Sie bereiten die Austauschbesucher auf die Reise ins Ausland vor, begleiten sie durch den gesamten Papierkram, der für die Erteilung eines Visums erforderlich ist, und betreuen sie während des Programms. Da diese Einrichtungen für den Erfolg jedes internationalen Praktikumsprogramms entscheidend sind, ist es wichtig, Sponsoren mit Bedacht zu finden und auszuwählen.

Auf Intrax unterstützen wir Unternehmen von Anfang bis Ende. Das bedeutet, dass wir:

• Versorgung der Gastunternehmen mit Spitzenkräften
• Unterstützung bei der Visumserteilung (von der Ausstellung des DS-2019 bis zur Beratung bei Bewerbungsgesprächen)
• Praktikanten mit Versicherungen verbinden
• Bewertung der englischen Sprachkenntnisse
• Einchecken und Notfallunterstützung während des Programms
• Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften während des gesamten Praktikums
  

Wenn Sie sich für uns als Sponsor für ein globales Praktikumsprogramm entscheiden, können Sie beruhigt sein, denn wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Entsendung von Personen ins Ausland.

Warum mit uns arbeiten? Praktika-Programm Fallstudien

Unsere Firmenkunden loben regelmäßig unsere Prozesse und die Praktikanten, die wir ihnen schicken. Die Wertschätzung beruht auf Gegenseitigkeit: Wir sind immer wieder beeindruckt von der Organisation, dem Engagement und der Energie der Gastunternehmen.

Im Folgenden stellen wir einige Organisationen vor, mit denen wir zusammenarbeiten, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie es ist, mit uns als Sponsor zusammenzuarbeiten.

Equilar: Verbinden Sie sich mit fantastischen Praktikanten

Equilar ist ein hervorragender Anbieter von Daten über Führungskräfte. Equilar ist sogar die Nummer 1 unter den Anbietern von Daten zu Führungskräften und liefert Informationen zu über 500.000 Führungskräften und Vorstandsmitgliedern an über 1.000 Kunden aus dem öffentlichen und privaten Sektor.

Vielfalt ist einer der wichtigsten Grundsätze von Equilar, und die Durchführung eines internationalen Praktikumsprogramms ermöglicht es ihnen, diesen Wert zu mobilisieren. 

Megan Lum, Managerin der Personalabteilung, berichtet, dass die Praktikanten von Intrax , mit denen Equilar zusammenarbeitet, "alle eine fantastische Arbeitsmoral, eine positive Einstellung und die Bereitschaft haben, unser Unternehmen in nahezu jedem Bereich zu unterstützen".

Das Praktikumsprogramm von Equilar steht nicht nur in direktem Zusammenhang mit dem Ziel, die rassische, ethnische und geschlechtsspezifische Vielfalt in den Vorstandsetagen zu fördern, sondern bietet dem Unternehmen auch fantastische Talente, die das Unternehmen voranbringen.

Omnium: Hervorragende Schulungsressourcen erhalten

Omnium ist ein Unternehmen, das von Absolventen der University of Waterloo gegründet wurde und sich auf eine umfassende Go-to-Market-Strategie und Vertriebsoptimierung für Konsumgüterunternehmen spezialisiert hat. Omnium hat es sich zur Aufgabe gemacht, hochwertige Praktikums- und Mentorenprogramme für Studenten zu entwickeln, die ihre Fähigkeiten in einem realen Arbeitsumfeld ausbauen möchten.

Unter Intrax Global Internships bieten wir dem Omnium-Team J-1-Unterstützung, die von der Abwicklung von Versicherungen bis hin zu Sozialversicherungsfragen reicht. Wir bieten auch Schulungen für die von uns gesponserten Austauschbesucher an, was Omnium-CEO John Valeriote als "ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal im Bereich der J-1-Praktika weltweit" bezeichnet.

Unser Schulungsprogramm hat das Omnium-Team dazu veranlasst, die Verwaltung ihrer Praktikumsprogramme zu verbessern und den Wert für alle Teams zu erhöhen.

Robinhood: Mit Leichtigkeit durch die Bürokratie

Robinhood ist ein Finanztechnologieunternehmen mit einem globalen Mobilitätsprogramm, das im nächsten Jahr um 100 % wachsen soll. 

Wir arbeiten mit Robinhood als One-Stop-Shop für ihre Visabedürfnisse zusammen, indem wir die Praktikanten mit Visa und Rechtsberatung versorgen, sicherstellen, dass alle Austauschbesucher krankenversichert sind, und mit den Teams nachfassen, um zu sehen, ob das Programm erfolgreich ist.

Das Team von Robinhood schätzt vor allem, dass wir die ohnehin schon verwirrende Arbeit mit einem Visum in den USA nicht noch komplizierter machen. 

Amy Jennison, Program Manager of Global Mobility bei Robinhood, sagte: "Intrax bietet einen einfach zu navigierenden Prozess zwischen dem Käufer "uns" und unseren Studenten mit großartiger Kommunikation und Kundenservice. Dies ist ein komplexer Prozess und sie sind proaktiv, was viele in ihrer Branche nicht sind."

2: Globale Rekrutierung

Wir machen das schon seit Jahren und verfügen daher über ein solides Netzwerk von Partnern auf der ganzen Welt, denen wir vertrauen, dass sie uns mit qualifizierten Talenten zusammenbringen. Auf der Grundlage dieses Netzwerks arbeiten wir mit Unternehmen zusammen, um Bewerber zu finden, die ihren Anforderungen entsprechen.

Ganz gleich, in welchem Bereich Sie tätig sind, wir können Ihnen wahrscheinlich einen großartigen Kandidaten vermitteln. Wir arbeiten mit Unternehmen in:

• Kunst; Kultur
• Gastgewerbe; Tourismus
• Information; Medien; Kommunikation
• Management; Wirtschaft; Handel; Finanzen
• Öffentliche Verwaltung; Recht
• STEM; Industrielle Berufe
  

Was auch immer Ihr Team sucht, wir können Ihnen einen Praktikanten vermitteln, der Ihren Anforderungen entspricht und über entsprechende Fähigkeiten verfügt.

3: Praktikanten an Bord

Sobald Ihr Team einen Praktikanten einstellt, werden Sie mit ihm zusammen einen Praktikumsplan erstellen. Dies ist nicht nur für Ihr Team von Vorteil, sondern auch ein notwendiger Schritt im Visumantragsverfahren. 

Der Praktikumsvermittlungsplan wird auf einem Formular namens DS-7002 erstellt. Auf dem Formular werden grundlegende Informationen über das Unternehmen abgefragt, darunter:

• ID-Nummer des Arbeitgebers
• Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche (mindestens 32)
• Informationen über eine Arbeitsunfallversicherung (falls zutreffend)
• Anzahl der Vollzeitbeschäftigten im Unternehmen
• Jährliche Einnahmen
  

Wenn das erledigt ist, müssen Sie einen Praktikumsplan erstellen. Dieser muss nicht sehr umfangreich sein, aber er muss Folgendes enthalten:

• Die Rolle des Praktikanten im Unternehmen
• Die Abteilungen, in denen sie arbeiten werden
• Die spezifischen Aufgaben, die sie übernehmen werden
• Kulturelle Aktivitäten, an denen das aufnehmende Unternehmen den Praktikanten beteiligen wird
  

Sollten Sie Schwierigkeiten beim Ausfüllen dieses Formulars haben, können Sie sich bei Fragen an uns wenden.

Während wir alle unsere Austauschbesucher vor ihrer Abreise schulen, ist es die Aufgabe des Gastunternehmens, die Praktikanten aufzunehmen. Um diesen Prozess erfolgreich zu gestalten:

• Senden Sie den Praktikanten die Einarbeitungsagenda, bevor sie ankommen
• Einrichtung von Konten für den Praktikanten (E-Mail usw.) vor seiner Ankunft
• Fragen ermutigen
• den Praktikanten mit einer einladenden Haltung begegnen
  

Bieten Sie eine hochwertige Praktikumserfahrung

Global Interns reisen in die USA, um sich beruflich weiterzuentwickeln, aber auch, um einen kulturellen Austausch zu pflegen.  

Das bedeutet, dass erfolgreiche Programme beide Erfahrungen nahtlos miteinander verbinden. Bei der Arbeit sollten die Teammitglieder den Praktikanten die Möglichkeit geben, neue Aufgaben zu übernehmen und sich in die verschiedenen Abteilungen einzuarbeiten. Außerhalb des Arbeitsplatzes sollten die Teammitglieder die Praktikanten in kulturelle Ausflüge einbeziehen, wenn dies angemessen ist.

Gibt es demnächst eine Benefizveranstaltung in einem örtlichen Museum? Ihr Praktikant sollte eine Einladung erhalten. Das Gleiche gilt für Firmenkarten für ein Baseballspiel oder andere kulturell bereichernde Erlebnisse.

Die Konzentration auf den kulturellen Austausch sorgt für ein erfolgreiches Programm und einen zufriedenen Praktikanten. Wenn Sie Ihren Praktikanten zufrieden mit dem Programm nach Hause schicken, halten Sie sich die Tür für eine spätere Anstellung offen und erhöhen Ihre Chancen, durch Mundpropaganda weitere talentierte internationale Bewerber zu finden.

Die Einführung eines erfolgreichen Praktikumsprogramms kann den Startschuss für alles geben, vom weltweiten Bekanntheitsgrad des Unternehmens bis hin zur Verbesserung der täglichen Abläufe.
Für weitere Informationen über die Einführung eines Praktikumsprogramms können Sie uns kontaktieren.

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Gekennzeichnetes Bild: unsplash.com