Viele aufnehmende Unternehmen arbeiten mit externen Praktikumsgebern zusammen. Obwohl diese Drittanbieter bequem sind, fragen sich diese Unternehmen vielleicht, ob und wie sie ein Sponsor für ein J-1-Visumspraktikum werden können. Die Vorschriften zur Umsetzung des US-Austauschprogramms für Besucher erlauben es "seriösen Organisationen", sich als Sponsor zu bewerben. Dies ist jedoch nur die Mindestvoraussetzung, um ein Praktikumsprogramm sponsern zu können. Die Vorschriften sehen auch zusätzliche Anforderungen für die Teilnahme am Austauschprogramm und die Einhaltung der Vorschriften vor.
Die Rolle und Verantwortlichkeiten des J-1-Visumsponsors für ein Praktikum
Die Verantwortlichkeiten des Sponsors unterscheiden sich von den Verantwortlichkeiten des Gastgebers. Der dritte Sponsor, den Sie vielleicht in der Vergangenheit eingesetzt haben, war mehr als ein Mittelsmann, der ausländische Studenten mit Ihnen, dem gastgebenden Arbeitgeber, zusammenbrachte. Vielmehr spielt der Sponsor eine wesentliche Rolle im amerikanischen Austauschprogramm für Besucher, indem er sicherstellt, dass sowohl der Praktikant als auch der Gastgeber die Absichten, Anforderungen und Ziele des Programms erfüllen.
Arbeit mit Bewerbern
Der Sponsor arbeitet direkt mit Kandidaten für bezahlte Praktika in den USA für internationale Studenten zusammen. Der Sponsor prüft, ob der Student oder Hochschulabsolvent die Voraussetzungen für ein Praktikum in US-Organisationen erfüllt, unterstützt den Studenten bei der Beantragung eines Besuchervisums und hilft dem Studenten, die Visakosten für das US-Praktikum zu verstehen.
Für private Unternehmen erhebt das US-Außenministerium eine Antragsgebühr, wenn der Student bei seiner örtlichen US-Botschaft oder seinem Konsulat einen Antrag auf ein J-1-Visum stellt. Darüber hinaus erhebt das U.S. Department of Homeland Security vom Sponsor eine Gebühr (die unter Umständen an die Studenten weitergegeben wird) für die Registrierung des Studenten im Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS), das zur Erfassung von Gaststudenten in den USA dient.
Die Schritte, um ausländische Praktikanten für ein US-Visum zu sponsern, sind:
- Auswahl und Prüfung der Bewerber: Der Sponsor ist dafür verantwortlich, die Eignung der Bewerber sowohl für das Praktikumsprogramm als auch für ein J-1-Visum zu prüfen. Dazu gehört die Überprüfung der Englischkenntnisse der Bewerber, ihres Status als Student oder Hochschulabsolvent und ihrer finanziellen Situation. Der Sponsor muss auch überprüfen, ob das Studienfach des Bewerbers mit der Berufsbezeichnung für das Praktikumsprogramm übereinstimmt.
- Ausstellen von Papieren für Bewerber um ein J-1 Visum: Nur ein Sponsor kann Bewerbern, die in ein Austauschprogramm aufgenommen werden, eine Berechtigungsbescheinigung für den Status eines Austauschbesuchers (J-1), Formular DS-2019, ausstellen. Mit diesem Formular beantragen die angehenden Praktikanten das J-1-Praktikantenvisum bei der örtlichen US-Botschaft oder dem Konsulat in ihrem Heimatland. Der Sponsor muss den angehenden Praktikanten außerdem einen Ausbildungs-/Praktikumsplan, Formular DS-7002, aushändigen. In diesem Formular wird beschrieben, wie das Arbeitsprogramm abläuft und welche Rolle der Student in dem Programm spielen wird.
Überwachung von Host-Programmen
Neben der Unterstützung von Praktikanten bei der Suche nach J-1-Visumsponsoren in US-Organisationen überwachen die Paten auch die Gastgeber und die Praktikantenprogramme:
- Prüfen Sie die Einhaltung des Programms: Sponsoren müssen sicherstellen, dass das Praktikumsprogramm des Gastgebers mit den US-Gesetzen und -Vorschriften konform ist. Wenn das Programm nicht konform ist, kann Ihr Unternehmen keine ausländischen Praktikanten für sein Programm sponsern. Diese Verantwortung besteht auch dann, wenn der Sponsor und der Gastgeber die gleiche Einrichtung sind.
- Unterstützung von Praktikanten: Sobald die Bewerber in den USA ankommen, ist der Sponsor dafür verantwortlich, dass der Praktikant vom Arbeitgeber aufgenommen, geschult, beaufsichtigt und beurteilt wird. Der Sponsor muss auch zur Verfügung stehen, um Probleme anzusprechen oder Informationen über das Programm bereitzustellen, die von den Praktikanten benötigt werden.
Das US-Außenministerium nimmt diese Verantwortung sehr ernst. Ein Sponsor, der seinen Pflichten nicht nachkommt, kann durch Aussetzung oder sogar Beendigung seiner Sponsorschaft sanktioniert werden.
Der erste Schritt auf dem Weg zum Sponsor eines J-1-Visums besteht also darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist, diese Verantwortung zu übernehmen, und einen Plan zur Überprüfung der Bewerber und zur Überwachung der Aktivitäten des Gastgebers auf Einhaltung der Vorschriften zu erstellen.
Das US-Außenministerium erwartet von den Sponsoren, dass sie unmittelbar nach der Genehmigung mit der Verwaltung eines Patenschaftsprogramms beginnen. Mit anderen Worten, Sie sollten die Ernennung zum Sponsor nicht nur für den Fall beantragen, dass Sie sich entscheiden, die Praktikanten Ihres Unternehmens zu sponsern. Das Außenministerium betrachtet Ihren Antrag als Verpflichtung, mit der Förderung der Praktikanten Ihres Unternehmens zu beginnen, sobald die Patenschaft bewilligt ist.
Berechtigung, Sponsor eines J-1-Visums für ein Praktikum zu werden
Als Unternehmensvertreter müssen Sie Folgendes nachweisen, um als Sponsor zugelassen zu werden:
- Einhaltung der Vorschriften: Die Sponsoren müssen nachweisen, dass sie in der Lage sind, die Bestimmungen des Exchange Visitor Program einzuhalten und einzuhalten. Dies wird in der Regel durch die Vorlage von Kopien aller Bewerbungen, Dokumente und Vereinbarungen nachgewiesen, die den potenziellen ausländischen Praktikanten zur Verfügung gestellt werden. Außerdem müssen Sie erklären, wie Ihr Unternehmen die Bewerber auf ihre Eignung hin überprüfen und sicherstellen will, dass sie die finanziellen und versicherungstechnischen Voraussetzungen für die Teilnahme erfüllen.
- Finanzielle Lage: Ein Sponsor muss in der Lage sein, alle finanziellen Verpflichtungen als Sponsor zu erfüllen. Dies wird durch die Beifügung eines Prüfungsberichts einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder, bei neu gegründeten Unternehmen, einer von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erstellten Bilanz nachgewiesen. Aus diesen Finanzberichten muss hervorgehen, dass Ihr Unternehmen ausreichend kapitalisiert ist, so dass es seine laufenden Betriebskosten sowie die Kosten für die Durchführung des Praktikumsprogramms bestreiten kann.
- Erfahrung: Der verantwortliche Beamte muss über mindestens drei Jahre Erfahrung mit internationalen Austauschprogrammen verfügen und eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds bestehen.
Unterschiede zwischen einem Gastgeber und einem Sponsor
Unternehmen, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, können nicht als Sponsoren für Praktikumsprogramme zugelassen werden. Sie können jedoch trotzdem ein Programm durchführen, indem sie mit einem zugelassenen dritten Sponsor zusammenarbeiten.
Als Gastgeber muss ein Unternehmen:
- Entwickeln Sie einen Plan: Das vom Gastgeber angebotene Programm muss den Bewerbern eine Einstiegsausbildung und -erfahrung bieten.
- Sponsoren benachrichtigen: Der Veranstalter muss die Sponsoren über alle Änderungen im Programm oder Notfälle unter den Teilnehmern informieren.
- Halten Sie sich an die Gesetze: Die Gastgeber müssen sich an alle Gesetze halten, die den Arbeitsschutz betreffen.
- Befolgen Sie die Regeln des Sponsors: Der Gastgeber muss mit dem Sponsor zusammenarbeiten, um alle obligatorischen Praktikumsbewertungen durchzuführen und alle anderen Regeln des Sponsors zu befolgen, um die Einhaltung des Programms zu gewährleisten.
Am wichtigsten ist, dass die Gastgeber nicht vom US-Außenministerium zugelassen werden müssen. Stattdessen werden sie von den Sponsoren überprüft. Dadurch können auch neuere oder weniger erfahrene Unternehmen ein Programm aufnehmen, selbst wenn sie nicht qualifiziert sind, die am Programm teilnehmenden Praktikanten zu sponsern.
Bewerbung als Sponsor für ein J-1 Visum für ein Praktikum
Der Antrag für J-1-Visumsponsoren wird elektronisch über SEVIS erstellt und eingereicht. Der elektronische Antrag besteht aus drei Teilen:
- Informationen: Der Antrag enthält Felder zum Ausfüllen von Informationen über das Unternehmen, den für das Programm verantwortlichen Mitarbeiter und das Programm.
- Bescheinigungen: Potenzielle Sponsoren müssen eine unterzeichnete Bescheinigung vorlegen, in der sie bestätigen, dass das Unternehmen die Voraussetzungen für eine Sponsorentätigkeit erfüllt und sich an die für das Sponsoring geltenden Gesetze und Vorschriften halten wird.
- Anhänge: Die Antragsteller fügen Kopien von Programmunterlagen, Gründungsunterlagen, Bescheinigungen des Staates über den ordnungsgemäßen Zustand des Unternehmens, Geschäfts- und Berufslizenzen, Programmorganigramme sowie Prüfberichte und Jahresabschlüsse bei.
Die Kosten für das J-1-Visum beinhalten eine Gebühr für die Antragstellung. Diese Gebühr kann von Jahr zu Jahr variieren, aber im Jahr 2020 beträgt die nicht erstattungsfähige Antragsgebühr 3.982 USD.
Beibehaltung der Sponsoring-Bezeichnung
Sobald Ihr Unternehmen als Sponsor zugelassen ist, wird es auf der Website des US-Außenministeriums aufgeführt. Obwohl die Auflistung den Standort jedes Sponsors enthält, ist es den Sponsoren gestattet, Bewerber überall in den USA an Gastgeber zu vermitteln. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, benötigt es nur eine Sponsorenzulassung für einen Standort, um Praktikanten an einem beliebigen Ort mit einem konformen Gastgeberprogramm zu vermitteln. Selbst wenn Ihr Unternehmen beispielsweise unter den J-1-Visumsponsoren in Los Angeles aufgeführt ist, können Sie Praktikanten in anderen Büros in Kalifornien oder einem anderen Bundesstaat unterbringen.
Ihr Unternehmen behält seinen Status als anerkannter Sponsor, solange es die Gesetze und Vorschriften für das Besucheraustauschprogramm einhält und seinen Praktikumsplan mit mindestens fünf Teilnehmern pro Jahr aktiv durchführt.
Alternativen zum Sponsoring eines J-1-Visums für ein Praktikum
Wenn Ihr Unternehmen entweder nicht als Sponsor in Frage kommt oder die Last der Beantragung und Durchführung eines Sponsoringprogramms nicht auf sich nehmen möchte, hat Ihr Unternehmen viele Alternativen:
- Drittmittelgeber: Drittsponsoren verfügen über die Erfahrung und Infrastruktur im Umgang mit internationalen Studenten und dem US-Außenministerium. Durch die Auslagerung der Sponsoring-Verantwortlichkeiten an den Dritt-Sponsor können Sie sich auf die Entwicklung eines Praktikumsprogramms konzentrieren, von dem sowohl Sie als auch Ihre Praktikanten profitieren.
- Vorübergehende Ausbildung: Unter bestimmten Umständen ist ein J-1-Praktikantenvisum nicht erforderlich. Ein unbezahltes Praktikum mit einem B-1/B-2-Visum ist zum Beispiel für eine befristete Ausbildung von weniger als sechs Monaten Dauer zulässig. Beachten Sie jedoch, dass das B-1-Visum viele Einschränkungen hat, die es Ihnen nicht erlauben, die gleiche Art von Programm durchzuführen, die Sie mit einem J-1-Visum durchführen dürfen. Vor allem dürfen Inhaber eines B-1-Visums während ihres Aufenthalts in den USA keine bezahlte Beschäftigung ausüben.
- Studentische Ausbildung: Internationale Studenten, die sich mit einem Studentenvisum (F-1) in den USA aufhalten, können bezahlte Jobs in ihrem Studienfach ausüben. Die Regeln für F-1-Visumspraktika erlauben es diesen Studenten, eine zeitlich begrenzte bezahlte Beschäftigung zu beantragen, nachdem sie eine Beschäftigungsgenehmigung vom U.S. Customs and Immigration Service erhalten haben.
Wann ein Dritter als Praktikumsgeber für das J-1 Visum eingesetzt werden sollte
Auf der Grundlage der Vorschriften und Regeln des US-Außenministeriums profitieren diese Gastunternehmen von der Inanspruchnahme eines dritten Sponsors, anstatt selbst Sponsor zu werden:
- Unternehmen mit kleinen Programmen: Da Sponsoren mindestens fünf Praktikanten pro Jahr vermitteln müssen, sind Unternehmen mit einem Programm mit weniger als fünf Teilnehmern besser beraten, wenn sie sich an einen dritten Sponsor wenden. Ebenso müssen Unternehmen, die in bestimmten Jahren weniger als fünf Praktikanten einstellen möchten, einen dritten Sponsor beauftragen.
- Unternehmen ohne eigenes Personal für Praktika: Das US-Außenministerium verlangt, dass der Sponsor über die Ressourcen und das Personal verfügt, um Praktikanten vor ihrer Zulassung zu prüfen und sie nach ihrer Ankunft zu betreuen. Unternehmen, die nicht über das Personal und die Ressourcen zur Unterstützung eines Patenschaftsprogramms verfügen, sollten einen dritten Sponsor beauftragen.
- Unternehmen, die einen großen Pool von Bewerbern benötigen: Drittanbieter werben oft für Programme von mehreren Veranstaltern. Dies erhöht zwar Ihren Wettbewerb um Bewerber, verschafft Ihnen aber auch Zugang zu einem großen Bewerberpool.
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Wenn Ihr Unternehmen bereits ausländische Praktikanten beschäftigt hat, kennen Sie alle Vorteile, die sich aus der Aufnahme internationaler Studenten ergeben. In einer sich rasch globalisierenden Welt und einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist der Zugang zu Spitzenkandidaten, unabhängig von ihrem Herkunftsland, für viele Branchen von entscheidender Bedeutung geworden. Darüber hinaus kann der Wert mehrsprachiger und multikultureller Arbeitskräfte gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, da Sie sowohl Ihre Lieferkette als auch Ihre Märkte auf unerschlossene Regionen der Welt ausweiten.
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